Il patrimonio documentario più significativo attiene alle funzioni del Presidente della Repubblica sancite dalla Costituzione. Il Presidente è il Capo dello Stato e rappresenta l'unità nazionale. Nomina il Presidente del Consiglio dei ministri e, su proposta di quest'ultimo, nomina i ministri. Può inviare messaggi alle Camere. Indice le elezioni delle nuove Camere e ne fissa la prima riunione; può convocare in via straordinaria ciascuna Camera; può, sentiti i loro Presidenti, sciogliere le Camere o anche una sola di esse, salvo che negli ultimi sei mesi del suo mandato. Il Presidente autorizza la presentazione alle Camere dei disegni di legge di iniziativa del Governo; promulga le leggi ed emana i decreti aventi valore di legge e i regolamenti; prima di promulgare una legge, può, con messaggio motivato alle Camere, chiedere una nuova deliberazione. Indice il referendum popolare nei casi previsti dalla Costituzione. Con decreto motivato del Presidente della Repubblica sono disposti, nei casi previsti dalla Costituzione, lo scioglimento del Consiglio regionale e la rimozione del Presidente della Giunta. Il Presidente nomina un terzo dei membri della Corte costituzionale e, nei casi previsti dalla legge, i funzionari dello Stato; accredita e riceve i rappresentanti diplomatici; ratifica i trattati internazionali, previa, quando occorre, l'autorizzazione delle Camere. Con legge ordinaria sono determinati gli atti amministrativi da adottarsi nella forma di Decreto del Presidente della Repubblica. Il Presidente ha il comando delle Forze armate; presiede il Consiglio supremo di difesa e dichiara lo stato di guerra deliberato dalle Camere. Presiede il Consiglio superiore della magistratura e può, a norma di legge, decretarne lo scioglimento. Può concedere grazia e commutare le pene. Conferisce le onorificenze della Repubblica. Può nominare cinque Senatori a vita; chi è stato Presidente della Repubblica è di diritto Senatore a vita. Il Presidente della Repubblica, prima di assumere la carica, presta giuramento di fedeltà alla Repubblica e di osservanza della Costituzione dinanzi al Parlamento in seduta comune.

Quanto alle attività del Segretariato generale, le norme esecutive del decreto istitutivo risalgono al D.P.R. 21 aprile 1949, n. 412, mentre già nel novembre dell'anno precedente era stato approvato il primo provvedimento per l'organizzazione degli uffici del Segretariato generale. Successivi decreti, emanati nell'ambito di ogni mandato presidenziale, hanno introdotto, nel corso degli anni, parziali modifiche all'assetto originario. Nella sostanza, è consolidata la distinzione in Uffici, cui sono preposti i consiglieri scelti dal Presidente per coadiuvarlo nell'esercizio delle sue funzioni istituzionali, e in Servizi, diretti dal personale di ruolo, per l'amministrazione della dotazione e degli altri compiti amministrativi e tecnici. Il Segretario generale, che rappresenta l'Amministrazione della Presidenza della Repubblica e sovrintende a tutti gli Uffici e Servizi, è nominato e revocato con decreto del Presidente della Repubblica, controfirmato dal Presidente del Consiglio dei ministri, sentito il Consiglio dei ministri. «Il Segretario generale è il primo Consigliere del Presidente della Repubblica e coordina l'attività di tutti i Consiglieri e degli Uffici da questi diretti - si legge nel DP n. 107/N del 18 aprile 2013 -. Il Segretario generale è il Capo del Segretariato Generale della Presidenza della Repubblica e dirige e coordina l'attività dei Servizi e delle altre strutture.». Le serie documentarie, a parte i complessi documentari dell'archivio della Real Casa, che risalgono ovviamente a data anteriore, partono dal 1948, con precedenti dal 1946 relativi all'attività di Enrico De Nicola, Capo provvisorio dello Stato. Si segnalano, tra le serie relative alle funzioni istituzionali del Presidente, quelle dell'Ufficio per gli affari giuridici e le relazioni costituzionali, dell'Ufficio per gli affari diplomatici, dell'Ufficio per la stampa e la comunicazione e del Servizio del cerimoniale. Quantitativamente molto consistente è la documentazione sui rapporti con i cittadini, come ad esempio la serie "adesioni, patronati e premi", o quella che attesta, nel corso degli anni, l'attività di assistenza e beneficenza, poi confluita in un più generale concetto di solidarietà sociale. Normalmente, la documentazione viene versata dagli Uffici fino al settennato precedente a quello del Presidente in carica, mentre quella versata dai Servizi arriva a due settennati precedenti a quello del Presidente in carica. Per alcune serie il termine del versamento è di venti anni dall'esaurimento degli affari.

L'Archivio storico conserva, inoltre, carteggi personali di Enrico De Nicola, Giovanni Colli e Augusto Monti. Include audiovisivi (6.000 audiocassette e 1.550 videocassette) e un cospicuo patrimonio fotografico. Vi si trova, infine, una collezione completa dei francobolli emanati dallo Stato italiano dal 1945 al 2016.

Il patrimonio conservato dall'Archivio storico è costituito dagli Archivi seguenti.
Colli Giovanni
De Nicola Enrico
Monti Augusto

1832 - 1946 - Consistenza bb. 584, regg. 790, fascc. 5, cartelle 104 Si tratta di documentazione costituita da fascicoli del personale della Casa Civile e della Casa Militare; da inventari dei beni della Corona, sabaudi e provenienti dai palazzi reali degli Stati preunitari - progressivamente annessi allo Stato italiano con il compiersi del processo di unificazione nazionale -, dai quali derivava gran parte degli arredi con cui i Savoia popolarono le sale appartenute ai Pontefici; da documenti; da corrispondenze, autografi e manoscritti; da cartografie e disegni; da fotografie. Si segnalano i seguenti complessi documentari:

• Fotografie e altro materiale iconografico (1879-1949 Consistenza 3.530 fotografie in regg.485, cartelle 104) della famiglia reale e delle residenze sabaude
• Mappe, piante e carte geografiche (1840-1948 Consistenza 1.246 planimetrie in 104 cartelle, 35 buste e 14 registri) delle residenze e delle tenute reali
• Autografi raccolti dalla Segreteria reale (1868 - 1945 Consistenza bb. 4, registri 8)
• Raccolta di leggi, disposizioni e ordinamenti (1832 - 1948 Consistenza bb. 36)

1946 giugno - 1948 Consistenza bb. 9, regg. 2, fascc. 3

Si conserva documentazione compresa tra la proclamazione della Repubblica (2 giugno 1946) e l'entrata in vigore della Costituzione repubblicana (1° gennaio 1948). Si tratta delle carte prodotte dall'Amministrazione dei beni già di dotazione della Corona, che operava presso il Quirinale, e di quelle prodotte dagli Uffici del Capo provvisorio dello Stato Enrico De Nicola, che risiedeva ancora a palazzo Giustiniani.

Approvata dall'Assemblea Costituente, firmata dal Capo provvisorio dello Stato Enrico De Nicola, a Palazzo Giustiniani, il 27 dicembre 1947 ed entrata in vigore il 1° gennaio del 1948.
In quella stessa data, il Consiglio dei ministri decise che il Quirinale, già sede dei Papi e dal 1870 al 1° giugno 1946 reggia laica della monarchia sabauda, dovesse essere la sede del Capo dello Stato anche nell'Italia repubblicana.
Enrico De Nicola - che, con l'entrata in vigore della Costituzione repubblicana, assumeva il titolo di Presidente della Repubblica - non volle trasferirsi al Quirinale e rimase a palazzo Giustiniani per i pochi mesi intercorsi fino alla prima elezione del Presidente della Repubblica da parte del Parlamento repubblicano

a partire dal 1948 Consistenza bb. 36.750, regg. 1.170, voll. 1.366, fascc. 1.157, scatole 362, cartelle 10, album 2 Luigi Einaudi fu il primo Presidente che si insediò al Quirinale e stabilì il modello organizzatorio del Segretariato generale, lo stesso che - nonostante numerose modifiche - permane tuttora, basato sulle due anime dell'assetto organizzativo del Segretariato, : gli Uffici di stretta collaborazione per l'espletamento delle funzioni istituzionali del Presidente sono affidati a consiglieri, scelti da ogni Presidente («uffici di staff, di natura variabile e transitoria»); il complesso delle funzioni attinenti al cerimoniale, ai rapporti con la società civile, alla gestione dei beni in dotazione e del personale è affidato, invece, a Servizi, cui è preposto personale di carriera («struttura permanente»). Istituito formalmente con legge 9 ago. 1948, n. 1077, e regolato dal DP 9 novembre 1948, n. 4, il Segretariato generale della Presidenza della Repubblica - cioè la struttura burocratica e organizzativa creata per fornire un supporto al Presidente nello svolgimento delle funzioni che la Costituzione gli assegna - è articolato in Uffici e Servizi, i primi diretti dai consiglieri del Presidente della Repubblica, i Servizi affidati alla direzione di personale proveniente dal Segretariato generale. Con la stessa legge furono determinati l'assegno e la dotazione del Presidente, che comprendeva, oltre al Quirinale, alcuni edifici adiacenti al Palazzo - che venivano minutamente elencati - e la Tenuta di Castelporziano. La Tenuta di San Rossore (ora amministrata dalla Regione Toscana) e Villa Rosebery a Napoli sarebbero state aggiunte nel 1957. L'Archivio storico conserva la documentazione prodotta dai seguenti Uffici, diretti dai consiglieri del Presidente della Repubblica susseguitisi nel corso dei mandati presidenziali : Ufficio della Segreteria generale; Ufficio di Segreteria del Presidente; Ufficio per gli affari giuridici e le relazioni costituzionali; Ufficio per gli affari diplomatici; Ufficio del Consigliere per le questioni della Comunità europea; Ufficio per gli affari militari e Segreteria del Consiglio supremo di difesa; Ufficio per gli affari interni e per i rapporti con le Autonomie; Ufficio per gli affari dell'amministrazione della giustizia; Ufficio per la stampa e la comunicazione; Ufficio per gli affari finanziari; Ufficio per la conservazione del patrimonio artistico; Segreteria presidenziale. L'Archivio storico conserva altresì le carte prodotte dai Servizi del Segretariato generale, la cui direzione, come si è detto, è affidata a personale di carriera : Servizio di Gabinetto del Segretario generale; Servizio del cerimoniale; Servizio del personale; Servizio studi, organizzazione e contenzioso; Servizio biblioteca; Servizio rapporti con la società civile; Servizio patrimonio; Servizio intendenza; Servizio tenute e giardini; Servizio ragioneria e tesoreria; Servizio sistemi informatici; Servizio per la sicurezza sul lavoro; Sovraintendenza centrale dei servizi di sicurezza della Presidenza della Repubblica. La documentazione conservata nel suo complesso è relativa alle funzioni costituzionali svolte dal Presidente della Repubblica e alla gestione e manutenzione del Palazzo del Quirinale e delle sue collezioni storico-artistiche. Si segnalano, in particolare, gli archivi dei seguenti Uffici e Servizi :

• Ufficio per la stampa e la comunicazione (1948 - 2015 Consistenza bb. 1.880, voll. 1350) Il DP 4\1948 del Presidente Einaudi attribuiva all'Ufficio stampa competenza sulla : Rassegna stampa quotidiana e periodica, comunicati, segnalazioni agli uffici, fotografie e documentari. Il DP 60N\2005 del Presidente Ciampi ridefinì profondamente le funzioni dell'Ufficio, oramai segnato dai processi di innovazione tecnologica, le cui competenze riguardavano : comunicazione istituzionale, relazioni con rappresentanti della stampa e della radiotelevisione, comunicati, rassegna della stampa italiana ed estera, registrazione, trascrizione, catalogazione e pubblicazione degli interventi del Presidente della Repubblica, sito web del Quirinale, emeroteca, produzione e distribuzione di immagini fotografiche e video delle attività del Presidente, fototeca

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• Ufficio per gli affari giuridici e le relazioni costituzionali (1948-2015 Consistenza bb. 3.300, regg. 12), al cui interno occupa una posizione di rilievo la serie denominata "Archivio Costituzionale" (1948-2006) contenente documentazione articolata per settennati e per singole funzioni che la Costituzione attribuisce al Presidente della Repubblica

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• Ufficio per gli affari diplomatici (1955-2015 Consistenza bb. 2.400, casse 9)
• Ufficio per gli affari militari e Segreteria del Consiglio supremo di difesa (1951-2015 Consistenza bb. 2.600)
• Ufficio per gli affari dell'amministrazione della giustizia (1948-2015 Consistenza bb. 1.600, scatoloni 6 e m.l. 25 di fascicoli)
• Onorificenze e Cancelleria OMRI - Onorificenze dell'Ordine al Merito della Repubblica Italiana (1948 - 2010 Consistenza bb. 449, voll. 612, regg. 25)
• Servizio del cerimoniale (1948-2015 Consistenza bb. 2.900, regg. 17, scatoloni 1, schedari), al cui interno occupa una posizione di rilievo il "Diario storico", che testimonia minutamente ed al dettaglio l'agenda del Presidente della Repubblica ed il relativo cerimoniale nel corso di cerimonie e impegni al Palazzo del Quirinale, di interventi a Roma, di viaggi e visite in Italia e all'estero
• Servizio rapporti con la società civile (1982-2015 Consistenza bb. 5.716, regg. 24, scatole 78, voll. 37), si segnala altresì l'Albo degli Alti Patronati (1982-2005)
• Servizio tenute e giardini (1955-2015 Consistenza bb. 460, regg. 29)

Consistenza bb. 371, voll. 32, scatole 6 Si segnalano l'archivio personale di Enrico De Nicola; le Agende personali di Carlo Azeglio Ciampi. Trenta agende personali, dense di annotazioni su situazioni, eventi ed interlocuzioni, relative agli anni dal 1977 al 2006, che includono quindi, oltre al settennato presidenziale, anche il periodo in cui Ciampi fu governatore della Banca d'Italia e successivamente ricoprì cariche di grande rilevanza e impegno a livello nazionale ed internazionale; i Diari di Antonio Maccanico, dal 1978 al 1985, periodo nel quale ricoprì la carica di Segretario generale del Quirinale, nel settennato dell'allora Presidente della Repubblica Sandro Pertini. L'Archivio storico ha altresì acquisito l'archivio di Cesare Merzagora che, in qualità di Presidente del Senato, svolse le funzioni presidenziali dal 10 agosto al 29 dicembre 1964, durante la malattia del Presidente della Repubblica Antonio Segni. Si segnalano, ancora, due archivi, rispettivamente di Giovanni Colli e di Augusto Monti.
Giovanni Colli, il magistrato che collaborò con Umberto di Savoia nel periodo della transizione verso l'Italia repubblicana - dalla nomina di Umberto a Luogotenente nel giugno 1944 - e fu poi, nel corso degli anni Settanta, procuratore generale della Repubblica a Torino e successivamente presso la Corte di cassazione. In qualità di consigliere, Colli fu il redattore dei messaggi di Umberto - da luogotenente, da re d'Italia e dall'esilio -, e in particolare del messaggio lanciato il 13 giugno 1946 al momento della partenza del sovrano dall'Italia per l'esilio, a seguito dei risultati del referendum istituzionale del 2 giugno. Le carte di Augusto Monti testimoniano la sua attività di uomo di cultura e di impegno politico : scrittore, docente, oppositore del fascismo fin dai suoi inizi, molto attivo nel periodo della Resistenza in Piemonte; rappresentante di spicco del mondo della critica letteraria e della pedagogia nel secondo dopoguerra. In particolare, Monti, tra il 1924 e il 1934, fu insegnante di lingua e letteratura italiana e latina presso il liceo classico Massimo D'Azeglio di Torino, fucina e laboratorio di formazione di alcuni tra i più noti personaggi della cultura torinese antifascista che furono suoi allievi. Tra questi, Cesare Pavese, Leone Ginzburg, Guido Seborga e Massimo Mila.

pari a circa 900.000 immagini ed un patrimonio digitale multimediale (audio, video) pari a circa 30 tera byte La documentazione fotografica e audiovisiva testimonia in modo straordinariamente capillare l'attività pubblica dei Presidenti.
In particolare, la documentazione multimediale conserva memoria dei discorsi, messaggi e interventi dei Presidenti, consultazioni e giuramenti dei governi, giuramento dei giudici della Corte costituzionale, sedute del Consiglio supremo di difesa e del Consiglio superiore della magistratura, Cerimonie (insediamento nella carica di Presidente, presentazione delle lettere credenziali, presentazione del Corpo Diplomatico, festa della Repubblica, auguri di Natale e Capodanno, conferimento di onorificenze), udienze, viaggi, visite di Stato e di personalità. Le risorse multimediali e la documentazione opportunamente trattata popolano i portali curati dall'Archivio storico (Portale storico della Presidenza della Repubblica e «Vite da Presidente. Dalla nascita della Repubblica ai nostri giorni». Contenitore dinamico, integrabile nel tempo, di oggetti archivistici e digitali, organizzati sotto forma di mostra digitale multilivellare. Una sorta di viaggio interattivo, svolto attraverso le principali tappe del settennato presidenziale.

Consistenza voll. 3, scatole 3, CD 103, Album 16 Tra i doni si segnalano "I francobolli della Repubblica italiana", raccolta completa dei francobolli, emessi a partire dall'avvento della Repubblica sino al 2016, ordinati per Presidente della Repubblica, donata da Poste Italiane S.p.A.