Giungono al Palazzo del Quirinale (Scalone d'Onore, lato opposto all'Ufficio per gli Affari Militari) il Vice Presidente del Consiglio dei ministri e Ministro degli Affari Esteri, On. Dott. Gianfranco Fini, e l'Ambasciatore d'Italia a Washington che, accolti da Funzionari del Cerimoniale, vengono accompagnati - percorrendo il porticato di destra del Cortile d'Onore e salendo con l'ascensore della Vetrata - nella Sala del Bronzino, ove sono ad attendere i Consiglieri previsti per l'incontro e la Consorte del Consigliere Diplomatico.

Il Presidente della Repubblica e la Signora Ciampi, accompagnati dal Segretario generale della Presidenza della Repubblica, con la Consorte, e dal Capo del Cerimoniale della Presidenza della Repubblica, giungono in auto dalla Palazzina alla Vetrata e si recano, salendo con l'ascensore, nella Sala del Bronzino.

Giungono al Palazzo del Quirinale il Presidente degli Stati Uniti d'America e la Signora Bush, che, scesi all'altezza dello Scalone d'Onore, lato opposto all'Ufficio Affari Militari, vengono accolti dal Consigliere Militare del Presidente della Repubblica e dal Capo della Divisione Cerimonie ed accompagnati, attraverso il porticato di destra, nel Cortile d'Onore, accedendovi dall'arcata corrispondente alla Sala Riunioni. Il Presidente degli Stati Uniti d'America raggiunge il tappeto e passa in rassegna, unitamente al Consigliere Militare del Presidente della Repubblica, un picchetto d'Onore, facendo quindi ingresso in Vetrata. Contemporaneamente, la Signora Bush e gli ex Presidenti degli Stati Uniti d'America, Bush e Clinton, e gli altri componenti la Delegazione statunitense raggiungono la Vetrata, con ingresso dalla porta di destra. Il Presidente degli Stati Uniti d'America e la Signora Bush salgono quindi, unitamente al Seguito, la Scala a chiocciola del Mascarino e fanno ingresso nella Sala del Bronzino, dove vengono accolti dal Capo dello Stato e dalla Signora Ciampi. Dopo la presentazione dei rispettivi Seguiti, i due Capi di Stato si recano, attraverso la Sala degli Arazzi di Lilla, nello Studio alla Vetrata, dove si intrattengono a colloquio, alla presenza delle Personalità statunitensi ed italiane in precedenza designate. Contemporaneamente, la Signora Bush e la Signora Ciampi, unitamente alle altre Signore, si intrattengono a colloquio nel Salottino Napoleonico. I componenti la Delegazione statunitense che non partecipano ai colloqui attendono nella Sala del Bronzino.

Al termine del colloquio, il due Capi di Stato si ricongiungono nella Sala degli Arazzi di Lilla con le rispettive Consorti, per il congedo. Il Presidente degli Stati Uniti d'America e la Signora Bush, accompagnati dal Consigliere Militare del Presidente della Repubblica e dal Capo della Divisione Cerimonie, scendendo per la Scala a chiocciola del Mascarino, si recano nel Cortile d'Onore, dove il Presidente degli Stati Uniti d'America passa in rassegna il Picchetto d'Onore. Quindi, compiendo all'inverso il percorso dell'arrivo, il Presidente degli Stati Uniti d'America e la Signora Bush lasciano in auto, unitamente al Seguito statunitense, il Palazzo del Quirinale. Successivamente, il Presidente della Repubblica e la Signora Ciampi fanno rientro in Palazzina.