Gli invitati accedono a piedi dal portone principale del Palazzo del Quirinale. Le sole vetture, munite di speciale contrassegno, fanno ingresso da Porta Giardini (Via del Quirinale) sostando nel giardino all'altezza del Viale delle Arche per la discesa degli Ospiti, e proseguendo poi per raggiungere il parcheggio nel cortile delle scuderie. Accolti da Cerimonieri, gli invitati vengono accompagnati nella zona antistante la Coffee House.

Giungono al Palazzo del Quirinale (ingresso da Porta Giardini, Via del Quirinale), scendendo dalle vetture dinanzi alla Palazzina, gli ex Presidenti della Repubblica, i Presidenti del Senato, della Camera, del Consiglio dei ministri, della Corte costituzionale ed il Vice Presidente del Consiglio dei ministri, con le rispettive Consorti. Ricevuti da Cerimonieri, essi vengono accompagnati nel Salotto al piano terra della Palazzina, dove attendono l'arrivo del Capo dello Stato.

Il Presidente della Repubblica e la Signora Santacatterina discendono al piano terra della Palazzina e fanno ingresso nel Salotto dove si incontrano con le Autorità colà convenute. Quindi, preceduti dal Capo del Cerimoniale della Presidenza della Repubblica, dal Comandante dei Corazzieri e dal Consigliere Militare Aggiunto di servizio ed accompagnati dagli ex Presidenti della Repubblica, nonché dai Presidenti del Senato, della Camera, del Consiglio dei ministri, della Corte costituzionale, dal Vice Presidente del Consiglio dei ministri, dal Segretario generale della Presidenza della Repubblica, dal Consigliere Diplomatico, dal Consigliere Militare, dal Capo della Segreteria Particolare e del Servizio Stampa, dal Vice Segretario generale, dal Capo della Segreteria del Segretario generale e dal Segretario Particolare del Presidente della Repubblica, con le rispettive Consorti, il Capo dello Stato e la Signora Santacatterina, unitamente agli altri Familiari, attraversano i giardini e giungono nel piazzale antistante la Coffee House. All'apparire del Presidente della Repubblica la banda, sistemata sulla terrazza, dove eseguirà il concerto, intona l'inno nazionale. Il Presidente della Repubblica e la Signora Santacatterina, unitamente alle altre Personalità, percorrono i viali per incontrare gli Ospiti e riceverne l'omaggio. Successivamente il Presidente della Repubblica e la Signora Santacatterina, dopo aver aperto il buffet, prendono posto sulla terrazza del padiglione dove sono collocati tavoli e poltrone riservati. Altri tavoli sono disposti sui prati del giardino. Il Capo del Cerimoniale della Presidenza della Repubblica, coadiuvato dai Cerimonieri, fa avvicendare al tavolo del Presidente della Repubblica le maggiori Autorità.

Il Presidente della Repubblica e la Signora Santacatterina lasciano il giardino per far ritorno alla Palazzina, accompagnati come all'arrivo. Successivamente sfollano gli Ospiti, lasciando il Palazzo del Quirinale dal portone principale. Le vetture delle Autorità vengono chiamate con l'altoparlante dal cortile delle scuderie e raggiungono gli Ospiti sul Piazzale della Palazzina ed in prossimità della Porta Giardini, da cui lasciano poi il Palazzo del Quirinale.